安全なファイルの共有方法とは? Microsoft 365でできる脱PPAP

添付ファイルのメニューは以下の通りです。

●このコンピューターから選択

「このコンピューターから選択」をクリックすると、Windowsのファイル選択画面になります。

(1)添付するファイルをクリックして選択(2)「開く」ボタンで新規メールにファイルを添付

なおクリップボダンを使わずにファイルをドラッグした場合、自動的に「このコンピューターから選択」の状態になります。

●クラウドの場所から選択

「クラウドの場所から選択」をクリックすると、OneDrive for Businessのフォルダーが開きます。

(1)OneDrive for Businessのフォルダーから添付するファイルをクリックして選択(2)「次」をクリック

(3)「OneDriveのリンクとして共有する」をクリックしてファイルを添付

このとき、「コピーとして添付」を選択すると、OneDrive for Businessに保存されているファイルを複製し、ファイルそのものを通常の添付ファイルとしてメールに添付します。

また、他社のクラウドストレージのアカウントを持っている場合、OneDrive for Businessのファイル選択画面から、他社のクラウドストレージのファイルを添付することもできます。

(4)「＋アカウントを追加」をクリック(5)使用するクラウドストレージをクリックして選択し、アカウント情報を登録の上添付するファイルを選択

●アップロードして共有

「アップロードして共有」をクリックすると、Windowsのファイル選択画面が表示されます。

(1)添付するファイルをクリックして選択(2)「開く」ボタンをクリック

(3)「アップロード」をクリックして、添付するファイルをOneDrive for Businessにアップロード

●「このコンピューターから選択」から「アップロードして共有」への変更

「このコンピューターから選択」で添付されたファイルは、添付後に「アップロードして共有」に変更できます。

(1) 「このコンピューターから選択」によって添付されたファイルの右側にある「∨」ボタンをクリック(2)「OneDrive-…にアップロード」のメニューをクリックし、添付ファイルを「アップロードして共有」に切り替え

■メールの送信方法

作成したメールを確認し、メールを送信します。

(1) 「このコンピューターから選択」の場合、ファイルサイズが表示される(2) 「クラウドの場所から選択」にてOneDrive for Businessのフォルダーからファイルを送信する場合、組織内のユーザーでなければアクセスできないため「組織内の…」等のアクセス情報が表示される(3)「アップロードして共有」の場合、ファイルのリンクを知っていれば誰でもアクセスできるため、「すべてのユーザーが編集可能」と表示される(4)「送信」をクリックして、メールを送信

次回は、このメールの受信者がそれぞれ異なるパターンで添付されたファイルをどのように扱えばいいかご紹介します。

Microsoft Teamsに関連して、Skype for Businessにも触れておきます。

Microsoft 365（旧Office 365、旧BPOS）のチャット・ビデオ通話ツールとしては、もともと、Microsoft Lyncがありました。マイクロソフトがSkypeを買収したことにより、Microsoft LyncはMicrosoft Skype for Businessと名称を変えて現在にいたっています。現在ではまだSkype for Businessも使用できますが、Skype for Businessのほとんどの機能を内包し、さらに高度なコミュニケーション環境を提供するMicrosoft Teamsの登場により、Skype for Businessは2021年7月31日をもってサービスを終了します。

Skype for Businessをご利用の場合は、それまでにMicrosoft Teamsに移行する必要があります。

参考：「Teamsへのアップグレード」はこちら

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