メールの添付ファイルを自動保存！ 「Microsoft Power Automate」でルーチンワークを減らす

残業を減らす！Officeテクニック

　「詳しくは添付ファイルを参照してください。」といったメールを受信しますよね。その都度メールの添付ファイルを手動でダウンロードして、特定のフォルダーに保存してたりしませんか？

　たいした操作ではありませんが、添付ファイルを含むメールを日に10通受信するなら、ひと月で200回以上繰り返しています。単にファイルを保存しているだけなのに、です。受信するメールが多ければ、保存し忘れてしまうこともありますよね。

　このような煩わしさから解放されたいなら、Microsoftの提供する「Microsoft Power Automate」を使ってみてください。

　「Microsoft Power Automate」は、RPA（アール・ピー・エー）ツールのひとつです。RPAは「Robotic Process Automation」の頭文字で、パソコンを使った作業を自動化する仕組みや概念を意味します。「メールの添付ファイルを保存する」といった何度も繰り返す単純な操作の自動化にはRPAツールが適しています。

　添付ファイルは、OneDriveのほか、DropboxやGoogle Driveにも保存可能。 自動でクラウドドライブに保存されるので、外出時にスマートフォンからすばやく確認できるメリットもあります。

普段のMicrosoftアカウントで利用可能

　「Microsoft Power Automate」は、いつも使っているMicrosoftアカウントのみで利用可能。別途アプリをインストールする必要もありません。利用するクラウドドライブへのアクセス権限を「Microsoft Power Automate」に与える必要がありますが、Microsoftのサービスなので、神経質にならなくてもいいでしょう。

　ここでは「Outlook」のメール宛てに受信したメールの添付ファイルを、自分のOneDriveへ保存する手順を紹介します。

「Microsoft Power Automate」にサインインしておく。［ホーム］→［電子メールの添付ファイルを整理する］の順にクリックして、［Outlook.comのメールの添付ファイルをOneDriveに保存する］をクリックする。一覧に表示されていないときは画面上部の検索窓から「Outlook.com」で検索するOutlook.comとOneDriveにサインインしておく。サインインできたら［フローの作成］をクリックするOutlook.comとOneDriveのサインイン時に「このアプリがあなたの情報にアクセスすることを許可しますか？」と表示されるので［はい］をクリックして許可しておく［Outlook.comのメールの添付ファイルをOneDriveに保存する］のフロー（処理）が追加される。画面右上の［編集］をクリックする

　上記の操作により、［Outlook.comのメールの添付ファイルをOneDriveに保存する］という名前の処理が追加されます。「Microsoft Power Automate」では、自動化する処理のまとまりを「フロー」と呼んでおり、追加・作成したフローは画面左側のメニューにある［マイフロー］から確認可能です。

　フローの追加時は、詳細情報が表示された画面が表示されます。OneDriveの任意のフォルダーに添付ファイルを保存できるように設定を変更します。ただし、フォルダーの指定時に選択できるのは、既存のフォルダーのみです。「Microsoft Power Automate」の画面からフォルダーの新規作成はできないため、あらかじめOneDrive上にフォルダーを作成しておきましょう。

フローの詳細情報の表示された画面から［編集］をクリックした直後の画面。［On new email］と［Apply to each Attachment on the email］の項目が並ぶ。「新しいメールを受信したら」と、「メールの添付ファイルに適用」、フロー名そのままの処理だ。［On new email］をクリックする［フォルダー］に［Inbox］と表示されている。メールアプリにおける「すべてのメール」の意味。右側のフォルダーアイコンをクリックして、特定のフォルダーを指定することも可能。ここではこのまま進める［Apply to each Attachment on the email］をクリックし、その下の［Create file］をクリックした状態。［フォルダーのパス］の右側にあるフォルダーアイコンをクリックして、保存先のフォルダーを指定する。ここでは［電子メールの添付ファイル］フォルダーを選択した他の項目を変更する必要はない。［保存］をクリックして変更内容を保存すると、画面上部に「フローを開始する準備ができました。テストすることをおすすめします」と表示される画面右上の［テスト］をクリックした状態。［手動］を選択して［テスト］をクリックする問題なくテストが完了すると、［On new email］と［Apply to each Attachment on the email］の項目に緑色のチェックが付く。これで設定完了

　設定を変更できたら、添付ファイルを含むメールを自分宛に送信してみます。指定したOneDrive上のフォルダーに添付ファイルが保存されているはずです。少し時間がかかることがあるので焦らず待ちましょう。

添付ファイルを含むメールを自分宛に送信して動作を確認しよう先ほど指定したOneDrive上のフォルダーに添付ファイルが保存された

　ここまでできると、処理を条件分岐したくなりますが、残念ながら個人利用のMicrosoftアカウントでは不可能。単一処理として「差出人」や「重要度」を特定可能ですが、メールアプリで振り分けルールを指定しておき、フォルダーを指定するほうが得策です。

［On new email］にある［詳細オプション］を指定するの項目を開いた状態。この画面で絞り込むより、メールアプリの振り分けルールを設定しておき、そのフォルダーを指定たほうがいい

Gmailの添付ファイルも保存可能

　「Microsoft Power Automate」の［ホーム］画面には、よく利用されるフローが並んでいます。Gmailの添付ファイルをGoogle Driveへ、もしくはOneDriveやDropboxへ保存というフローもあります。設定変更の基本的な流れは同じです。各サービスにサインインして、保存先のフォルダーを指定します。利用環境に応じて設定してみてください。

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